施工管理アプリの無料・安い選び方｜小規模工務店が料金で失敗しない確認点

現場を回りながら、夜に事務所で無料の施工管理アプリを探していませんか。大手のアプリの資料を取り寄せたら月の費用が思ったより高く、機能も多すぎて「うちには合わない」と感じた方も多いはずです。この記事では、社員数名〜十数名の工務店・リフォーム会社が、料金で失敗せずにアプリを選ぶための見方を整理します。人数別の費用の試算、無料の範囲の確かめ方、高齢の職人にも定着するかを案件1件で試す手順まで、順に説明します。

小さな工務店の施工管理アプリは、無料かどうかより「総額」と「定着」で選ぶ#

小さな工務店が施工管理アプリを選ぶときは、月額の安さだけで決めず、人数が増えたときの総額・初期費用・最低利用期間と、職人が使い続けられるかで選びます。無料かどうかは入口の条件にすぎません。最後は、自社の案件1件で案件・工程表・写真・日報が回るかを無料の期間に試すのが、いちばん確実な決め方です。

たとえば社員6人のリフォーム会社の経営者が、大手のアプリの資料を見たとします。図面管理・原価管理・受発注・勤怠まで機能が並び、料金は使う人数分かかります。本当に使いたいのは工程表と写真と日報くらいなのに、見積りを取ると想像より高い。これは小さな会社でよく起きる場面です。

この記事で分かることは、次の4つです。

1. 料金を比べる4つの見方(課金の単位・初期費用・最低利用期間・無料で試せるか)
2. 「無料」の3種類の違いと、無料の範囲の落とし穴
3. スマホが苦手な職人にも定着するかの確かめ方
4. 自社の案件1件で、無料の期間に試す手順

社員数名〜十数名の会社が大手のアプリで困りやすいこと#

社員数名〜十数名の会社が大手のアプリで困りやすいのは、使わない機能の分まで払うこと、やめにくい契約、入力の手間の3つです。

• 機能が多く、使うのは工程表・写真・日報くらいなのに、上位のプランの料金を払うことになりやすい
• 初期費用や導入支援の費用、1年などの最低利用期間があると、合わなかったときにやめにくい
• 入力の項目が多く現場が使わなくなり、結局LINEとExcelに戻る

いちばん多い失敗は3つ目です。事務所だけがアプリに入力し、現場の写真はLINEで届き続けると、手間は2倍になります。料金を払っているのに、仕事は前より増えてしまいます。

小規模の会社がまず決めておく「使いたい業務」の範囲#

比べ始める前に、最初にアプリで回す業務と、使う人を紙に書き出します。おすすめは、最初の範囲を「案件・工程表・現場写真・日報」の4つにすることです。見積り・請求・安全書類は、現場に定着してから足すかを決めれば十分です。

使う人は「経営者・事務・職長・職人・協力会社」に分けて、人数を書きます。この人数が、あとの料金の計算にそのまま使えます。範囲を決めずに比べると、使わない機能のために高いプランを選んだり、逆に写真や日報が入っていないプランを選んだりします。

「無料の施工管理アプリ」は3種類。違いと向いている会社#

無料の施工管理アプリは、「完全無料」「無料プランあり(機能や人数に上限)」「無料トライアル(期間を区切って全機能)」の3つに分かれます。同じ「無料」でも、使える範囲と、無料が終わったあとの扱いがまったく違います。

どの種類でも、無料の範囲と、有料に移ったときの料金は、各社の公式の料金ページで確かめてください。比較記事の数字は、書かれた時点のものです。料金ページの更新日を見て、いまの条件を確かめる習慣をつけると間違いがありません。

完全無料のアプリで気をつけること#

完全無料のアプリは費用がかからない代わりに、広告の表示、機能の少なさ、問い合わせ先が限られることがあります。困ったときに電話で聞けない場合、ITに詳しい人がいない会社は止まってしまいます。

もう1つ確かめたいのは、あとから有料になったり、サービスが終わったりしたときに、写真や日報を取り出せるかです。写真の一括ダウンロードの機能があるかを、使い始める前に見ておきます。

完全無料が合うのは、1人や2〜3人で写真と予定を共有するだけの使い方です。職人や協力会社まで広げるなら、上限や継続性の面で別の種類も候補に入れます。

無料プランと無料トライアルはどちらで試すべきか#

小さな会社が本番の使い方を確かめるなら、全機能で試せる無料トライアルの方が判断しやすいです。

無料プランは期間の心配がない代わりに、人数・容量・過去のデータを見られる期間に上限があります。上限の内側だけで試すと、職人全員で使ったときの姿が分かりません。無料トライアルは有料と同じ機能で試せますが、期間内に試す段取りを決めないと、何も分からないまま終わります。トライアルを選ぶなら、申し込む前に「どの案件で、誰が、何を試すか」を決めておきます。

施工管理アプリの料金はどう見る?比べるのは4つの項目#

施工管理アプリの料金は、「課金の単位(ユーザー数か会社単位か)」「初期費用」「最低利用期間」「無料で試せるか」の4つで比べます。月額の数字だけを並べても、1年後に払う総額は分かりません。

確認する場所は、どの項目も各社の公式の料金ページと利用規約です。月額の数字は運営会社が変えることがあるので、ページの日付を見て確かめてください。

総額には、オプションも入れます。写真の容量の追加、導入支援、帳票の追加などが別料金かどうかで、同じ月額でも払う額は変わります。料金ページの下のほうや注記に書かれていることが多いので、最後まで読みます。

ユーザー数課金と会社単位の料金の違い#

ユーザー数課金(ID課金。使う人1人ごとに月いくら)は、人数が少ないうちは安く、人数が増えると総額も増えます。会社単位(定額)は、人数が増えても料金が変わりにくい代わりに、少人数だと割高に見えることがあります。

総額を大きく左右するのは、職人や協力会社がゲスト(料金のかからない利用者)として参加できるかです。ゲストで参加できれば、ユーザー数課金でも払うのは社員の分だけで済みます。ゲストができる操作(写真を送れるか、日報を書けるか)も一緒に確かめます。

初期費用・導入支援・最低利用期間を確かめる#

申し込む前に、次の3つを確かめます。

1. 初期費用や導入支援の費用がかかるか、無しで始められるか
2. 最低利用期間(1年など)があるか。途中でやめたときに残りの期間の料金がかかるか
3. 解約したあとに、写真・日報などのデータを取り出せるか

3つ目は見落とされがちです。合わなかったときに写真を取り出せないと、次のアプリへ移る手間が大きくなります。

社員6人の会社なら月いくら?人数別の費用の試算#

人数と単価を置けば、総額は「1人あたりの月額×使う人数+オプション」で計算できます。ここでは考え方を示すために、仮の単価で計算します。単価は仮の値です。実際の価格は各社の公式の料金ページで確かめてください。

例として、社員6人(事務所・現場管理の2人と、自社の職人4人)のリフォーム会社が、協力会社3社(各社1人)とも写真と日報を共有するとします。ユーザー数課金は仮に「1人あたり月1,500円」、会社単位は仮に「会社で月10,000円(人数の上限内)」とします。

• 全員が有料の場合: 9人(社員6人+協力会社3人)×1,500円=月13,500円
• 協力会社がゲストで参加できる場合: 社員6人×1,500円=月9,000円
• 職人と協力会社が無料で参加できる場合: 事務所・現場管理の2人×1,500円=月3,000円
• 会社単位の場合: 人数にかかわらず月10,000円

同じ会社でも、誰が有料になるかで月の費用は3,000円から13,500円まで変わります。

全員が有料になるユーザー数課金で、人数が増えたときの変わり方を比べると次のとおりです。

この仮の単価では、7人以上で会社単位の方が安くなります(7人×1,500円=10,500円)。1年の総額は「月額×12+初期費用」で見ます。たとえばユーザー数課金で6人(月9,000円)、初期費用が仮に50,000円なら、9,000円×12+50,000円=158,000円です。会社単位(月10,000円)で初期費用が無ければ、10,000円×12=120,000円です。

職人・協力会社が増えたときに総額が変わる仕組み#

ユーザー数課金では、現場で写真を撮る人・日報を書く人が全員アカウントを持つと、その人数分の料金がかかります。協力会社が現場ごとに入れ替わると、そのたびにアカウントを足したり外したりする手間も出ます。

確かめるのは、作業員だけが使うアプリで参加できる形か、協力会社が無料で入れるかです。将来の採用や協力会社の増減も見込んで、いまの人数ではなく2〜3年先の人数で計算しておくと、あとで料金に驚かずに済みます。

安さだけで選ぶと高くつく場面#

月額のいちばん安いプランを選んでも、次の場面では結果的に高くつきます。

• 必要な機能(日報や写真の共有など)が上のプランにしか無く、結局プランを上げる
• 写真の容量の上限を超えて、追加の料金がかかる
• 現場で使われずに解約し、データの移し替えと二重入力の手間が出る

3つ目は、払った料金に加えて、移し替えの時間も失います。安さより先に「現場で使われるか」を確かめる理由はここにあります。

無料の範囲で小さな工務店が困るのはどこ?確認のチェックリスト#

無料の範囲で小さな工務店が困りやすいのは、順に人数の上限、写真の容量、過去のデータを見られる期間、広告、あとからの有料化です。申し込む前に、運営会社の料金ページや問い合わせ窓口で、次の質問を確かめます。

1. 無料の範囲で使える人数は何人までか。ゲストは人数に入るか
2. 写真の容量の上限はどれくらいか。超えたらどうなるか
3. 過去の写真や日報は、いつまで見られるか
4. 広告は表示されるか。現場の人の画面にも出るか
5. 無料の範囲や料金が変わるとき、どう知らされるか
6. やめるとき、写真や日報をまとめて取り出せるか

写真の容量は、自社の数字で目安を出せます。1現場で1日に撮る枚数と、工期の日数と、同時に動いている現場の数を掛ければ、ひと月の枚数が分かります。まず先月の現場で、実際に何枚撮ったかを数えてみてください。アプリによっては保存するときに写真を小さくするので、1枚あたりの大きさも料金ページや説明で確かめます。

人数・容量・閲覧期間の上限を確かめる#

人数の上限は、事務所と現場を合わせた人数で足りるかを見ます。職人が入れないなら、現場の写真はLINEのままになり、アプリを入れた意味が薄れます。

容量は、上限を超えたときに「それ以上上げられない」のか「追加料金がかかる」のかで困り方が違います。上げられないと、現場の写真が途中から抜けてしまいます。

閲覧期間は、過去の写真や日報が一定期間を過ぎると見られなくなる上限です。完成後の不具合の問い合わせで、施工中の写真を見返す場面はよくあります。無料プランで直近の分しか見られない場合は、その期間で足りるかを考えます。

有料に切り替えるタイミングと、その後の月額#

無料で試すときは、試し始める前に次の3つを決めておきます。

• 続けるかやめるかを決める日(無料の期間が終わる数日前)
• 有料に移ったときの月額(自社の人数で計算した額)
• 続けない場合のデータの扱い(消えるか、取り出せるか)

決める日を先に手帳に書いておくと、忙しい時期でも判断を先送りせずに済みます。

高齢の職人やスマホが苦手な人でも定着するかを確かめるには#

定着するかどうかは機能の多さではなく、現場の人が毎日する操作が少ないかで決まります。職人に頼む操作は「写真を送る」「日報を書く」「予定を見る」の3つにしぼり、案件の登録や工程の組み替え、写真の整理は事務所がする分担にすると、スマホが苦手な人でも続けやすくなります。

確かめる基準は次のとおりです。

SITE BOARD(サイトボード)は、少人数の工務店・リフォーム会社向けのクラウド施工管理システムです。作業員用のスマートフォンアプリ(iOS / Android)の「工程」>「写真」から写真を送ると、事務所のサイドバー「施工管理」>「写真」の画面にも同じ写真として並びます。事務所側はパソコンやタブレットのブラウザで使え、インストールは要りません。

1人の職人に1週間だけ写真と日報を頼む#

いちばんスマホが苦手そうな職人1人に、1週間だけ「写真を送る」「日報を書く」の2つを頼みます。

1. 初日の朝、現場でその職人のスマホにアプリを入れ、写真を1枚一緒に送る
2. 日報の書き方を1回だけ横で見せる
3. あとは毎日、いつもどおり写真と日報を送ってもらう
4. 1週間後に、使ってみてどうだったかを5分だけ聞く

1週間で見るポイントは、毎日送れたか、途中で何を聞かれたか、事務所で写真を探しやすくなったかの3つです。うまくいかなかった操作はメモしておきます。ほかのアプリと比べるときの、いちばん確かな材料になります。

事務所の手間が減るかも同時に見る#

現場が使えても、事務所の手間が減らなければ続きません。LINEから写真を拾い集める作業が減るか、日報を工程ごとにまとめ直す作業が減るかも、同じ1週間で見ます。

SITE BOARD では、写真に記録された撮影日を読み取り、撮影日ごとに振り分けて登録できます(パソコンから上げるときの「写真から」のチェック。作業員アプリから送った写真も、記録された撮影日で並びます)。日報は工程ごとに1日1枚で、事務所の「日報」の画面、工程の「日報」タブ、作業員アプリの「日報」が同じ1枚を読み書きします。現場が書いた日報を、事務所で直すこともできます。

自社の案件1件で試す手順|無料の期間で案件・工程表・写真・日報を回す#

アプリを決めるには、資料やランキングを読み比べるより、自社の実際の案件1件で回るかを試すのが確実です。試す前に、次の3つを決めておきます。

• 試す案件: 進行中か、来週始まる案件を1件
• 参加する人: 事務所1人、職長1人、スマホが苦手そうな職人1人
• 判断する日: 試し始めてから2週間後

流れは次のとおりです。

1. 1日目: 案件を登録する
2. 1日目: 工程表に、その案件の工程を入れる
3. 2日目〜: 職人が作業員アプリで、工程に写真を送る
4. 2週目: 工程ごとに日報を書く
5. 2週目の終わり: 事務所で写真と日報を確かめ、続けるかを決める

SITE BOARD で試す場合は、無料で使い始める画面(/signup)から登録できます。使い方の記事は、カテゴリ「SITE BOARDの使い方」にまとめています。料金は料金プランのページで確かめてください。写真や日報など、プランによって使える機能が違うので、試す業務がどのプランに入っているかも同じページで見ておきます。

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1日目〜1週目: 案件と工程表を入れ、現場から写真を送る#

最初の1週間は、案件と工程を登録し、現場から写真が届くかを確かめます。

1. 事務所が案件を登録し、その案件の工程を工程表に入れる
2. 職人が作業員アプリの「工程」>「写真」の右下の「＋」から、撮影して保存する
3. 事務所が「写真」の画面と、工程の編集画面の「写真」タブに、その写真が並ぶかを確かめる

この1週間で迷った操作は、その場で書き出しておきます。誰がどこで止まったかが、判断の材料になります。

2週目: 日報と共有を回して、続けるかを判断する#

2週目は、工程ごとに日報を書き、事務所と現場で同じ1枚を直せるかを試します。現場が書いた作業内容に、事務所が備考を書き足すような使い方です。

判断の基準は次の表のとおりです。

続けないと決めた場合も、何が合わなかったかが分かります。その記録は、次の候補を選ぶときにそのまま使えます。

よくある質問#

料金の具体的な金額は、各社の公式の料金ページで確かめてください。ここでは、小さな工務店から多い質問に答えます。

完全無料の施工管理アプリだけで仕事は回りますか?#

完全無料の施工管理アプリは、1人〜数人で写真と予定を共有するだけなら回る場合があります。ただし、使える人数・写真の容量・問い合わせ先・サービスの継続には上限や不確かさがあります。職人や協力会社まで広げるなら、無料プランや無料トライアルのあるアプリも比べてください。

社員数名の会社なら、ユーザー数課金と会社単位のどちらが安いですか?#

使う人が少なく、増える予定もなければ、ユーザー数課金が安くなりやすいです。職人や協力会社も使うなら、会社単位か、ゲストで参加できる形の方が安くなりやすいです。どちらが安いかは単価で変わるので、自社の人数を当てはめて「月額×12+初期費用」で比べてください。

スマホが苦手な高齢の職人でも施工管理アプリを使えますか?#

高齢の職人でも、頼む操作を写真と日報などにしぼれば使える場合が多いです。ただし、人によって慣れ方は違います。いちばん苦手そうな1人に1週間だけ試してもらい、毎日送れたかと、途中で何を聞かれたかを見て確かめてください。

無料の期間が終わったらデータはどうなりますか?#

無料の期間が終わったあとのデータの扱いは、アプリごとに違います。試し始める前に、写真や日報をZIPなどでまとめてダウンロードできるかを確かめてください。SITE BOARD では、写真の画面で選んだ写真をZIPでまとめてダウンロードできます。

まとめ|今週、自社の案件1件で試してみる#

今週できることは、次の3つです。

1. 最初に回したい業務(案件・工程表・写真・日報)と、使う人の人数を書き出す
2. 課金の単位・初期費用・最低利用期間・無料で試せるかの4つで、候補を2〜3個に絞る
3. 無料の期間で、自社の案件1件を2週間回す

試し始める前に、続けるかを判断する日を先に決めてください。決める日があると、忙しい時期でも試しっぱなしになりません。判断の材料は、職人が自分から使ったか、事務所の作業時間が減ったか、自社の人数での月額が予算に収まるかの3つです。

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